Upphandling av IT-tjänster

Upphandling av IT-tjänster är en strategiskt viktig del för organisationer som vill framtidssäkra sin IT-miljö och samtidigt optimera sina resurser. Oavsett om det handlar om offentlig sektor eller privata aktörer ställs det höga krav på struktur, kravställning och hållbarhet i inköpsprocessen. Här går vi igenom vad IT-upphandling innebär, steg-för-steg hur du lyckas, vanliga utmaningar och hur Foxway kan underlätta din upphandling. 

Vad innebär upphandling av IT-tjänster och varför är det viktigt? 

IT-upphandling handlar om att köpa in tjänster som rör IT-drift, support, hårdvara, mjukvara eller konsulttjänster på ett strukturerat och lagenligt sätt.

En väl utförd upphandling säkerställer: 

• Rätt funktionalitet och kvalitet 

• Lägre Total Cost of Ownership 

• Hållbara lösningar som stödjer organisationens miljömål 

• Minskade risker vid leverantörsbyte eller avtal 

Detta är viktigt eftersom IT-miljön ofta är kritisk för kärnverksamheten, och en felaktig upphandling kan leda till ineffektivitet och ökade kostnader. 

Att tänka på för en mer hållbar upphandling av IT-utrustning 

Att skapa en hållbar IT-miljö börjar redan vid valet av enheter. I stället för att enbart fokusera på det billigaste alternativet vid inköp, är det klokt att väga in kvalitet mot pris. En kvalitativ dator kräver mindre löpande service och kan återanvändas i flera livscykler – ibland upp till fyra gånger. Detta gör att den inte bara blir mer kostnadseffektiv över tid utan också bidrar till en minskad miljöpåverkan. 

IT-upphandling – Steg för att genomföra en framgångsrik upphandling av IT-tjänster 

Behovsanalys: Kartlägg behov, nuvarande lösningar och mål. 

Kravställning: Skapa tydliga krav på tjänsterna, med funktionella, tekniska aspekter och hållbarhetsaspekter. 

Marknadsanalys: Se vilka aktörer som kan möta era behov. 

Annonsering eller urval: Beroende på om det är en offentlig upphandling eller direktupphandling. 

Utvärdering: Jämför leverantörer utifrån pris, funktion, kvalitet och hållbarhet. 

Avtal: Förhandla och skriv avtal som tydliggör leverans, SLA och miljökrav. 

Implementering och uppföljning: Säkerställ att övergången sker smidigt med kontinuerlig uppföljning. 

Offentlig upphandling av komplexa IT-tjänster – Utmaningar och lösningar 

Vid offentlig upphandling gäller LOU vilket ställer krav på transparens och likabehandling.  

Utmaningar kan vara: 

• Svårigheter att specificera komplexa tjänster tydligt 

• Snabba teknikskiften som föråldrar upphandlingen snabbt 

• Leverantörers varierande förmåga att leverera cirkulära lösningar 

Lösningar inkluderar: 

• Tydlig kravställning med funktionskrav snarare än detaljkrav 

• Dialog med marknaden innan upphandling 

• Inkludera hållbarhetskrav (ESG) och cirkulära modeller i förfrågningsunderlaget 

Så genomför du en effektiv IT-upphandling 

För att upphandlingen ska bli effektiv är det viktigt att planera i god tid genom en tydlig LCM strategi, var inte heller rädd att engagera verksamheten i kravställningen. Använd checklista för att följa stegen systematiskt samt för att enklare kunna utvärdera om en leverantör möter era krav. På så sätt kan ni snabbt jämföra om exempelvis era miljömål går att uppnå med leverantör A eller B samt om de kommer kunna följa er utveckling av mål över tid. 

Hur kan Foxway stötta er IT-upphandling? 

Vi hjälper organisationer att skapa en mer hållbar och kostnadseffektiv IT-miljö genom vår cirkulära affärsmodell för IT utrustning. En cirkulär lösning gör det möjligt att få en smidig och fungerande IT flotta att rulla samtidigt som ni bidrar till ett minskat avtryck på vår miljö. Ibland kan det vara svårt att få med hållbarhetsfokuset i en upphandling, boka en konsultation med våra experter för att se till att er upphandling optimeras för en mer hållbar IT-miljö.